Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» локальный нормативный акт, который утверждается приказом Генерального директора Общества. Приказ о закреплении транспортного средства за водител
"УТВЕРЖДАЮ" Руководитель "_________________________" ______________/____________ "__"___________ ____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях
Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками "__________" в служебных целях (далее - "Положение") разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих Организации "__________" (далее - "Организация"), и определяет права, обязанности Организации, сотрудников Организации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками Организации автотранспортных средств Организации (далее - "автомобиль").
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Предоставляемый сотруднику Организации, а также используемый сотрудником Организации под управлением водителя Организации автомобиль является собственностью Организации.
Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками.
Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.
2. ДОПУСК СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ
Общим условием допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем является наличие у сотрудника:
Водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;
Стажа вождения автомобиля не менее _____ лет.
При выполнении сотрудником Организации общего условия допуска к управлению автомобилем Организация выдает сотруднику Путевой лист, оформляемый Транспортной службой Организации по установленному образцу.
Организация вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска сотрудника к управлению автомобилем.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Каждый служебный автомобиль Организации соответствующим приказом руководителя закрепляется за сотрудником, назначаемым Ответственным за эксплуатацию автомобиля.
Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:
Использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;
Соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;
Незамедлительно по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом Транспортной службы Организации;
Не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья сотрудник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;
Своевременно обращаться в Транспортную службу Организации в целях получения Путевого листа и/или доверенности, продления срока действия или получения нового свидетельства о регистрации и иных документов на автомобиль;
Своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в Транспортную службу об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;
Оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;
Соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;
Строго соблюдать Правила дорожного движения, включая скоростной режим.
По представлению начальников подразделений сотрудники, выполняющие общие условия допуска к управлению автомобилем и не входящие в число оформленных приказом ответственных за эксплуатацию автомобилей, могут быть допущены (привлечены) к управлению автомобилями Организации на кратковременной основе. На время действия Путевого листа, выданного такому сотруднику, на него в полной мере возлагаются все обязанности Ответственного за эксплуатацию автомобиля.
В случае если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, сотрудник Организации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы "__________", позвонив по тел.: __________ и назвав номер своей карточки на эвакуацию, номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора сотрудник Организации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.
Сотрудник Организации обязан строго соблюдать установленный в Организации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Организации.
Сотрудник Организации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.
Сотрудник Организации, которому предоставляется автомобиль, вправе использовать его в пределах г. _______________. Выезд за границы _______________ разрешается на основании соответствующего приказа руководителя Организации и оформляется соответствующими командировочными документами согласно порядку, установленному в Организации.
Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено. По согласованию с Транспортной службой сотрудник, которому предоставлен автомобиль, вправе за свой счет оборудовать данный автомобиль любой автомобильной звуковоспроизводящей аппаратурой и акустическими системами по своему усмотрению. Ремонт установленной на автомобиле по усмотрению сотрудника Организации автомобильной звуковоспроизводящей аппаратуры и акустических систем производится сотрудником Организации самостоятельно и за собственный счет. Перед списанием автомобиля дополнительное оборудование, полностью приобретенное за счет сотрудника Организации, возвращается сотруднику, осуществившему такое приобретение.
В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:
Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками Организации (за исключением гостей Организации);
Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Организации;
Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Организации, с помощью автомобиля Организации.
Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля сотрудниками Организации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска сотрудника Организации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение руководителя Транспортной службы Организации.
Запрещается использование автомобиля как сотрудником, так и водителем Организации для поездок в аэропорты и на вокзалы при отъезде в отпуск и возвращении из него.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА СОТРУДНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК
Сотрудники, использующие личные (находящиеся в пользовании по доверенности) автомобили для служебных поездок, вправе заключить договор с Организацией. Для заключения договора сотрудник обязан предоставить письменное заявление, согласованное руководителем соответствующего подразделения. Договор заключается сроком на один год.
Согласно договору Организация компенсирует сотруднику расходы на топливо в размере не более _____ литров в месяц и затраты на добровольное страхование транспортного средства в размере не более _____ рублей на весь период действия договора. Страхование личных автомобилей сотрудников, в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств", не подлежит компенсации со стороны Организации.
Суммы, выплаченные Организацией сотруднику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход сотрудника Организации и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.
5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ
При использовании автомобилей Организации Организация осуществляет следующие расходы:
Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;
Безналичная оплата _____ литров бензина в месяц (вне зависимости от марки автомобиля) по системе "__________";
Оплата мойки автомобиля не более _____ раза в месяц;
Оплата химчистки салона автомобиля не более _____ раза в год;
Оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Организации;
Безналичная оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой "__________" (в случае, если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям).
В целях планомерного и целевого использования бюджетных средств Организация устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей автомобилей, принадлежащих Организации:
Аккумуляторные батареи - _____ года с момента установки на автомобиль;
Диски колесные - каждые _____ км пробега с начала эксплуатации;
Шины автомобильные (всесезонные) - каждые _____ км пробега с момента начала эксплуатации;
Шины автомобильные (сезонные) - каждые _____ км пробега автомобиля, но не менее _____ лет с момента ввода в эксплуатацию;
Щетки стеклоочистителя (в сборе) - _____ год с момента установки на автомобиль;
Аптечки автомобильные первой медицинской помощи - _____ раз в год;
Огнетушители автомобильные - по истечении срока годности;
Знаки аварийные - _____ раз в _____ года.
В случае досрочного приобретения Организацией запасных частей к автомобилю из перечисленных выше Ответственный за эксплуатацию данного автомобиля оплачивает долю стоимости приобретаемых запасных частей пропорционально сроку/пробегу, оставшемуся до окончания минимального срока/пробега, в соответствии с порядком, действующим в Организации.
Организация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением сотрудником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Организации. Организация не возмещает сотруднику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.
Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены вплоть до полного снятия применительно к конкретному сотруднику (группе сотрудников) или конкретному автомобилю (группе автомобилей) распоряжением руководства Организации.
6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ
Автомобили, принадлежащие Организации, застрахованы в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность" (в размере _____ рублей в год).
В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного сотруднику Организации, сотрудник лично обязан:
в случае угона (кражи) автомобиля:
Незамедлительно сообщить в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля;
Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Транспортной службы Организации;
Получить в органах полиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.
При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия сотрудник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:
Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";
Незамедлительно поставить в известность руководство Транспортной службы Организации и обслуживающего Организацию страхового агента;
Получить в органах ГБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.
7. ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМПАНИЕЙ СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ
Ответственному за эксплуатацию автомобиля Организация производит возмещение расходов, указанных в разд. 5 настоящего Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе "__________" и произведенных мойках автомобиля - вместе с заполненным Путевым листом в течение первых _____ рабочих дней месяца, следующего за отчетным.
При непредставлении сотрудником своевременного отчета или при нарушении оговоренных правил оформления отчетов вся сумма эксплуатационных расходов на автомобиль за отчетный месяц зачисляется сотруднику в совокупный доход с последующим удержанием подоходного налога из заработной платы. При превышении установленного лимита горючего стоимость избыточного топлива удерживается из заработной платы сотрудника полностью.
Транспортная служба Организации обязана до _____ числа месяца, следующего за отчетным, одновременно с отчетом об использованном горючем (бензине), включающим в себя комплект документов от "__________", "Отчет об использовании автомобильного моторного топлива", оформленные Путевые листы, а также список сотрудников Организации, допустивших превышение установленного лимита топлива, передавать в бухгалтерию Организации.
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ, УСТАНОВЛЕННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ
Сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Организации за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:
Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;
Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);
Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;
Управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;
Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;
Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;
Использования автомобиля для учебных, спортивных и/или других подобных целей;
Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;
Нарушения сотрудником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.
Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.
С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Об утверждении Положения об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях
В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик местная администрация городского округа Нальчик постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава местной администрации
городского округа Нальчик
А.АЛАКАЕВ
Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях
Утверждено
постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 25 декабря 2015 г. N 2425
Настоящее Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях (далее - Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортного средства, принадлежащего местной администрации городского округа Нальчик (далее - администрация), и определяет права, обязанности администрации, сотрудников и водителя (водителей) администрации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками администрации служебного автотранспортного средства (далее - автомобиль).
1. Общие положения
1.1. Автомобиль, используемый сотрудником администрации под управлением водителя (водителей) автомобиля администрации (далее - водитель администрации), является собственностью местной администрации городского округа Нальчик.
1.2. Сотрудники администрации вправе в служебных целях использовать автомобиль под управлением водителя администрации.
1.3. Сотрудникам администрации, обладающим правом использовать транспортное средство для выполнения служебных обязанностей, предоставляется служебный автомобиль в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством РФ и настоящим Положением.
2. Порядок использования автомобиля
2.1. Служебный автотранспорт использовать только для целей, связанных с исполнением функциональных (должностных) обязанностей должностными лицами и сотрудниками администрации.
2.2. Работу автотранспорта осуществлять по ежедневным путевым листам, выдаваемым управлением делами местной администрации городского округа Нальчик.
(п. 2.2 в ред. )
2.3. В качестве основной формы использования автомобиля при выполнении служебных задач устанавливается эксплуатация только на основе закрепления их за конкретными лицами соответствующим распоряжением местной администрации городского округа Нальчик.
2.4. Право на управление автомобилем имеет только водитель, на имя которого оформлен путевой лист, или сотрудник администрации, за которым закреплен автомобиль для выполнения служебных задач.
2.5. Путевой лист является основным документом учета работы автомобиля. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп администрации. Выпуск автомобиля на линию без путевого листа запрещается.
2.6. Путевой лист выписывается на автомобиль в единственном экземпляре, независимо от количества водителей, за которыми закреплен автомобиль, и выдается водителю перед выездом на линию на 1 день (сутки) работы автомобиля. В случаях, когда водитель в силу протяженности маршрута или характера перевозки не может выполнить задание в течение суток, устанавливается необходимый срок действия путевого листа.
2.7. Новый путевой лист выдается водителю только по возвращении полностью оформленного ранее выданного путевого листа.
2.8. Путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов, хранятся в управлении делами местной администрации городского округа Нальчик и сдаются в бухгалтерию администрации.
(п. 2.8 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
2.9. Выпуск на линию автомобиля осуществляется при наличии у водителя или сотрудника путевого листа.
2.10. Ответственный за использование автотранспорта проверяет правильность записи маршрута водителем и показания спидометра (пробег).
2.11. Запрещается использование служебного автотранспорта после установленного окончания рабочего времени, а также в выходные и праздничные дни без письменного распоряжения главы местной администрации городского округа Нальчик, издаваемого на основании поданной заявки в управление делами местной администрации городского округа Нальчик.
(п. 2.11 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
2.12. При необходимости использования служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни направлять на согласование управляющему делами местной администрации городского округа Нальчик не позднее четверга, предшествующего выходному и праздничному дню, предварительную заявку, содержащую сведения о конкретных служебных мероприятиях, поручениях и т.д., необходимых к исполнению в выходной или праздничный день, с указанием даты или периода времени исполнения, ориентировочного маршрута следования, а также марки и государственного регистрационного номера служебного транспортного средства, в соответствии с типовой формой согласно приложению.
(п. 2.12 введен Постановлением Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
2.13. В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов должностное лицо информирует об этом управляющего делами местной администрации городского округа Нальчик, и делается запись в путевом листе.
(п. 2.13 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
2.14. Выезд автомобилей за пределы городского округа Нальчик осуществляется только с письменного распоряжения главы местной администрации городского округа Нальчик.
(п. 2.14 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
2.15. Оставление автомобиля без присмотра вне объектов администрации и парковка вне охраняемых стоянок запрещена.
2.16. Ответственные лица, за которыми согласно распоряжению закреплен автотранспорт, контролируют надлежащее использование имеющегося в их распоряжении автомобиля, экономное расходование средств на его содержание и эксплуатацию.
2.17. В случае нарушения установленного Положением порядка использования автомобиля проводится служебное разбирательство для установления виновных лиц.
3. Права и обязанности сотрудника при использовании, управлении и эксплуатации автомобиля местной администрации городского округа Нальчик
3.1. Автомобиль администрации соответствующим распоряжением администрации закрепляется за водителем и сотрудниками администрации. При закреплении автомобиля оформляется акт закрепления (передачи) транспортного средства (согласно приложению).
Водитель перед подписанием акта о закреплении (передаче) транспортного средства обязан проверить закрепляемое за ним транспортное средство, убедиться в его исправности, укомплектованности инструментом, специальным оборудованием (если установлено), наличии положенных документов, проверить правильность записей о номерах шасси (кузова, корпуса), двигателя и регистрационного знака, правильность других записей в техническом паспорте, техническом талоне, эксплуатационной карте, карточке учета работы автомобильной шины и в карточке учета работы аккумуляторной батареи.
С момента подписания акта о закреплении (передаче) транспортного средства водитель несет в установленном порядке ответственность за сохранность закрепленного за ним транспортного средства.
3.2. Сотрудник администрации или водитель администрации, управляя автомобилем, обязан действовать в соответствии с Правилами дорожного движения , выполнять касающиеся порядка движения распоряжения сотрудников МВД России, осуществляющих надзор за дорожным движением.
3.3. Автомобиль базируется в закрепленном гараже или определенной стоянке/парковке.
3.4. Водитель администрации, прибыв на работу, проходит визуальный осмотр и получает путевую документацию, затем проходит в обязательном порядке предрейсовый медицинский осмотр.
3.5. Водитель администрации производит внешний осмотр автомобиля, проверяет техническое состояние автомобиля (проверяет уровень охлаждающей и тормозной жидкости, жидкости в бачке омывателя стекол, уровень электролита в аккумуляторной батарее, давление в шинах и т.д.), вносит в путевой лист показание спидометра, данные о наличии горючего.
3.6. В путевом листе отмечается время окончания работы. Эта запись заверяется сотрудником администрации, в распоряжение которого выделена автомашина.
3.7. После установленного окончания рабочего времени водитель администрации ставит автомобиль в гараж или на определенную стоянку/парковку.
3.8. Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:
Использовать предоставленный автомобиль только по прямому назначению;
Соблюдать установленные заводом - изготовителем автомобиля правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;
Незамедлительно по выявлению каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом управление делами местной администрации городского округа Нальчик;
(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
Не приступать к управлению автомобилем в случаях, если по состоянию здоровья не был допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;
Своевременно обращаться в управление делами местной администрации городского округа Нальчик в целях получения путевого листа;
(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
В кратчайшие сроки сообщать администрации об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;
Оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;
Соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;
Строго соблюдать правила внутреннего трудового распорядка администрации, дорожного движения, включая скоростной режим.
3.9. В случае если автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, водитель администрации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы, назвав номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора водитель администрации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.
3.10. Ответственный за эксплуатацию автомобиля водитель администрации обязан строго соблюдать установленный в администрации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля.
3.11. Водитель или сотрудник администрации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в администрации.
3.12. Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено.
3.13. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:
Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками администрации;
Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих администрации;
Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих администрации, с помощью автомобиля администрации.
3.14. Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля водителем администрации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска водителя администрации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение управления делами или по распоряжению главы местной администрации городского округа Нальчик закрепляется за другим сотрудником администрации.
(п. 3.14 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
4. Эксплуатация и техническое обслуживание автомобилей
4.1. При использовании автомобилей администрация осуществляет следующие расходы:
Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;
Выдача горюче-смазочных материалов (бензин) осуществляется по ведомости на АЗС;
Оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой (в случае, если автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);
Оплата мойки автомобиля - не более 4 раз в месяц.
4.2. В целях эффективного и целевого использования бюджетных средств управление делами для соблюдения нормативных сроков службы (пробега) заводит и ведет карточки учета автомобильных шин (сезонные и всесезонные), аккумуляторных батарей, других запасных частей автомобилей, где указывается дата ввода в эксплуатацию, ежемесячный пробег, повреждения, износ шин, узлов и агрегатов автомобилей и т.д.
(п. 4.2 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
4.3. Администрация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением ответственным за эксплуатацию данного автомобиля своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами администрации. Администрация не возмещает ответственному за эксплуатацию автомобиля никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности и не утверждены главой (или с его разрешения).
5. Страхование автомобилей
5.1. Автомобили, принадлежащие администрации, и личные автомобили сотрудников, используемые в служебных целях, застрахованы в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 апреля 2002 года N 40 "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность".
5.2. В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного водителю администрации, водитель лично обязан:
5.2.1 в случае угона (кражи) автомобиля:
Незамедлительно сообщить в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля;
Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля в местную администрацию;
Получить в органах полиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.
5.3. При причинении ущерба автомобилю в случае дорожно-транспортного происшествия водитель администрации, находившийся за рулем автомобиля, обязан:
Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 апреля 2002 года N 40 "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";
Незамедлительно поставить в известность заместителя управляющего делами местной администрации городского округа Нальчик и обслуживающего администрацию страхового агента;
(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.
6. Порядок отчетности по расходу топлива
6.1. Управление делами местной администрации городского округа Нальчик сдает в отдел бухгалтерского учета и отчетности полностью оформленные путевые листы одновременно с ведомостью на горючее (бензин).
(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)
6.2. Бухгалтер администрации ежемесячно готовит отчет об использовании горюче-смазочных материалов.
7. Ответственность водителя администрации за нарушение настоящего Положения, порядка и правил использования, управления и эксплуатации автомобиля, установленных в администрации
7.1. Водитель или сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать администрации за счет собственных средств расходы, возникшие в результате:
Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;
Связанные с ремонтом автомобиля, произошедшим в результате дорожно-транспортного происшествия, при причинении вреда иному транспортному средству или третьим лицам, в случае эксплуатации автомобиля в личных целях без разрешения главы местной администрации городского округа Нальчик.
7.2. Водитель или сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, несет административную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
7.3. Водитель или сотрудник, управлявший автомобилем администрации и виновный в причинении ущерба администрации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.
8. Заключительные положения
8.1. Положение вступает в силу со дня официального опубликования настоящего постановления.
8.2. Во всем, что не предусмотрено настоящим Положением, необходимо руководствоваться действующими законодательством РФ и КБР.
Приложение N 1. Акт закрепления (передачи) транспортного средства
Приложение N 1
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях
закрепления (передачи) транспортного средства
На основании распоряжения от "___" ______________ 20__ г. N ______ мы,
нижеподписавшиеся, ________________________________________________________
(фамилия, инициалы водителя, сдающего автомобиль)
и _________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы водителя, принимающего автомобиль)
составили настоящий акт в том, что "___" __________ 20__ г. первый сдал, а
второй принял автомобиль:
марка _________________ модель _________________ объем двигателя __________
регистрационный номерной знак ______________ выпуск _______________ года,
пробег _______________ км.
Техническое состояние _____________________________________________________
Передается:
автомобильное оборудование ________________________________________________
(указывается какое:
знак аварийной остановки, автомагнитола, аптечка, ключи и др.)
Документы на автомобиль ___________________________________________________
(указываются какие: технический паспорт,
___________________________________________________________________________
страховое свидетельство, паспорт на техническое обслуживание, карточка на
заправку и др.)
Сдал _____________ Принял _____________
(подпись) (подпись)
Приложение N 2. Заявка на выезд служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни
Приложение N 2
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях
(Бланк структурного подразделения)
Управляющему делами
местной администрации
городского округа Нальчик
_________________________
ЗАЯВКА
на выезд служебного автотранспорта
в выходные и праздничные дни
В связи со служебной необходимостью, вызванной________________________
___________________________________________________________________________
(указываются конкретные служебные мероприятия, поручения и т.д.,
___________________________________________________________________________
необходимые к исполнению в выходной или праздничный день,
___________________________________________________________________________
а также ориентировочный маршрут следования)
прошу разрешить ___________________________ выезд служебного автотранспорта
(указывается дата или
период времени)
__________________________________________________________________________,
(указывается марка и государственный регистрационный номер
транспортного средства)
закрепленного за _________________________________________________________.
(указывается должность и Ф.И.О. заявителя)
___________________________________________________________________________
_______________ _______________ __________________________
Приложение N 3. Карточка учета запасных частей
Приложение N 3
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях
КАРТОЧКА
учета запасных частей
__________________________________________________________________
(марка и модель автомобиля, государственный регистрационный номер)
Местная администрация городского округа Нальчик
Наименование запасных частей и материалов | N, дата документа | Показания спидометра на момент установки (дата, км) | Примечание |
|||
Ответственный ____________ ___________ ________________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Приложение N 4. Форма карточки учета эксплуатации аккумуляторной батареи
Приложение N 4
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях
Форма карточки учета эксплуатации аккумуляторной батареи
КАРТОЧКА УЧЕТА ЭКСПЛУАТАЦИИ АККУМУЛЯТОРНОЙ БАТАРЕИ |
|||
Местная администрация городского округа Нальчик |
|||
Тип АКБ ________ номер АКБ ________ дата изготовления АКБ ________ |
|||
Изготовитель АКБ ___________________________________________________ |
|||
Дата ввода АКБ в эксплуатацию _____________ Нормативный срок эксплуатации до списания ____________________________ |
|||
Нормативная наработка АКБ до списания ______ км Дата списания АКБ _____ |
|||
1. АКБ установлена на автомобиль | |||
2. Дата установки АКБ | |||
3. Модель автомобиля | |||
4. Гаражный номер автомобиля | |||
5. Водитель(и) | |||
Списание АКБ N _______________ | ____________________ | ||
(подпись) | |||
"__" _________ ____ г. | |||
Приложение N 5. Карточка учета работы автомобильной шины
Приложение N 5
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
Местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях
(введено Постановлением Местной администрации
городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 04.04.2019 N 516)
Наименование учреждения Местная администрация городского округа Нальчик
Государственный номер __________________________
Обозначение (размер) шины ____________________
Модель шины ____________________
Летняя, зимняя, всесезонная (нужное подчеркнуть)
Эксплуатационная норма пробега шины (км) _______________________________________________________________________________
Марка автомобиля, прицепа ______________________________ Инвентарный номер автомобиля, прицепа _________________________
Идентификационный номер (VIN) _______________________________________________________
Номер шины | Монтаж шины | Демонтаж шины | Наименование месяца эксплуатации | Фактический пробег за месяц, км | Пробег с начала эксплуатации (включая отчетный месяц) | Причины снятия шины с эксплуатации | Остаточная высота рисунка протектора, мм | Подпись водителя |
|||
Показания спидометра, км | Показания спидометра, км | ||||||||||
Ответственный по учету работы шины _______________________________________
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.
ФАЙЛЫ
Для чего нужен документ
Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.
В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).
При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.
Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.
Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.
На кого возложить обязанность по составлению приказа
Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.
Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.
Как объяснить создание документа
Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.
В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре , а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Образец документа
При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.
В «шапке» документа надо указать:
- наименование предприятия;
- название и номер документа – с коротким обозначением сути;
- место (населенный пункт) и дату его составления;
- обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);
- марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
- должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
- человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
- лицо, отвечающее за исполнение приказа;
- все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).
При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
В зависимости от специфики деятельности организации, любая фирма может иметь определенное количество транспорта в штатном автопарке. Для вождения коммерческих автомобилей нанимаются профессиональные водители, методика приема и оформления права вождения которых регламентируется специфическими документами.
Из представленной ниже статьи вы узнаете:
- каким образом оформляется использование служебного автомобиля и кого назначают в качестве ответственного лица;
- как происходит оформление приказа об использовании служебного автомобиля;
- полагается ли наказание за использование служебного автомобиля в личных целях.
Использование служебного автомобиля
Если в поручение наемному сотруднику предоставляется машина, числящаяся в отчетности компании, то за такой транспорт ответственный работник несет полную ответственность. С другой стороны, руководитель организации обязан выделять средства на обеспечение беспрепятственного выполнения прямых обязанностей штатного водителя, так как подчиненный не обязан тратить личную заработную плату на нужды компании. Данные обязанности отражаются в необходимости:
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
- обеспечивать финансовыми средствами для покупки горючего топлива;
- оформлять очередные технические осмотры, оплачивая услуги станции обслуживания;
- приобретать расходные материалы и запчасти, если из-за неисправности механизмов водитель не может вывезти авто с места стоянки;
- оплачивать парковку, если организация на имеет собственного места для стоянки служебного транспорта.
Конечно, любой наниматель заинтересован в том, чтобы обеспечивать функционирование компании с наименьшими затратами, и если у человека будет свой личный транспорт, то начальник сможет сэкономить существенные средства из-за отсутствия необходимости приобретать машину для коммерческих целей. Но в таких случаях директор организации обязан составить с водителем, имеющим личный транспорт, соглашение, по которому обязуется выплачивать компенсации в случае поломки и выхода из строя автомобиля при выполнении поручений.
Бухгалтерской отчетностью регистрируется каждый выезд штатного автомобиля, при этом, учитывается расход топлива и износ запчастей. Руководство сразу же будет в курсе, если водитель, который обязан использовать машину лишь в рабочих целях, пренебрежет запретом и решит нарушить правила трудового распорядка. Данный факт выяснить по расходу горючего, но хуже всего будет, если авто попадет в аварию. За порчу коммерческого имущества полагается административная ответственность в виде штрафов и мгновенное увольнение с занимаемой должности.
Сразу оговоримся, касаться случаев, когда работник использует служебный автомобиль без санкции администрации, мы не будем. Нас интересуют только ситуации, когда с разрешения руководства служебный автомобиль используется в личных целях работника (директора или другого наделенного «властными» полномочиями лица).
Давайте посмотрим, как на практике «разруливают» такие ситуации, чтобы впоследствии по ним было меньше проблем при проверках.
«Ничего не вижу, ничего не знаю…»
Самый простой вариант - это полное камуфлирование поездок в личных целях под хоздеятельность. Начальство, как правило, трудится сверхурочно и вполне может регулярно осуществлять в нерабочее время поездки по производственным вопросам (на руку здесь играет и отмена путевых листов для легковых автомобилей).
Так что неудивительно, что даже при таких поездках автомобиль «используется» исключительно для служебных целей. Разумеется, это строго закреплено соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию.
А если руководству нужно осуществить длительную поездку, то оформляется служебная командировка, хозяйственность которой подтверждается соответствующими документами (хотя бы протоколами о намерениях).
ГСМ, естественно, полностью списывается в затраты, как израсходованный в хозяйственной деятельности предприятия.
Этот первый вариант, конечно, неплох , но далеко не все любят по жизни лукавить , а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющего (или «Кости Перестукина», т. е. чужого человека в своей команде). Поэтому рассмотрим варианты с «узакониванием» поездок «налево» на служебном транспорте.
При этом варианте все оформляется в русле трудовых отношений . Возможность использования в нерабочее время служебного автомобиля в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре . А чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, лучше оговорить, что все расходы, связанные с таким использованием (заправка авто ГСМ, его техобслуживание), производятся работником за счет его собственных средств. Сделать это можно, например, оговорив в договоре: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет его собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня . Положительная разница в количестве ГСМ, образовавшаяся на начало дня, используется работником при последующих поездках по личным вопросам».
В таком случае, по сути, имеем дело с «натуральной» оплатой труда. Главное, что никакой передачи автомобиля в бесплатное пользование здесь нет
Тем не менее с налогообложением этого соцпакета не все гладко. И здесь можно выделить два варианта: один для осторожных , второй - для тех, кто в силах отстаивать свою позицию .
1. Вариант для осмотрительных
Налог на прибыль. Поскольку такое использование авто оформляется как натуральная выплата работнику, это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хозяйственной деятельности предприятия. То есть амортизация такого автомобиля, как производственного ОС, будет начисляться в общем порядке.
Однако, поскольку такое использование автомобиля не является бесплатным , то для определения суммы, подлежащей включению в налоговый доход, используется норма п. 153.10 НКУ («договорная цена» такого использования, «но не ниже обычных цен»). В свете чего приходим к выводу, что в доход по налогу на прибыль логично включать начисленную работнику сумму дохода (как она рассчитывается - см. ниже). А поскольку такая «выплата» предусмотрена в трудовом договоре, то на общую сумму заработной платы работника (которая включает в себя и такую натуроплату) следует увеличить расходы на основании п. 142.1 НКУ.
НДФЛ и ЕСВ. Обложение такой суммы «премии» НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, предусматривающей не только повышающий коэффициент, но и обычные цены . Безусловно, использование обычных цен предусмотрено, во-первых, для подконтрольных согласно ст. 39 НКУ операций, а во-вторых, только по налогу на прибыль и НДС. Однако в данном случае мы бы не рекомендовали «идти на принцип». Лучше определять обычные цены, используя методы , приведенные вп. 39.3 ст. 39 НКУ (как мы предлагали делать в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 69 на с. 15), например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто.
Ну и естественно, данная неденежная выплата, как составляющая ФОТ, подлежит обложению ЕСВ .
НДС. При данном варианте едва ли уместно говорить об отсутствии налоговых обязательств. Да, обычные цены в отношении НДС в данном случае применяться не должны, однако начисленный доход работника говорит о том, что договорная стоимость все-таки существует. В качестве базы обложения (в свете действующей редакции п. 188.1 НКУ ) здесь тоже логично принять начисленную работнику сумму дохода (премии). При этом не исключаем, что налоговики потребуют крутить на эту сумму НДС «сверху».
2. Вариант для смелых
Как мы указывали выше, неоднозначность в налогообложении этой натуроплаты существует. Дело в том, что, строго говоря, она не указана в Инструкции № 5 как составляющая ФОТ. Пункт 2.3.4 этого документа приводит исчерпывающий перечень подобных выплат и пользования автомобилем там нет. Кроме того, существует еще и п.п. 164.2.17 НКУ , которым при желании можно вообще освободить данную натуроплату от НДФЛ . Но обо всем по порядку.
НДФЛ и ЕСВ. Согласно абз. «а» п.п. 164.2.17 НКУ в налогооблагаемый доход, полученный налогоплательщиком как дополнительное благо, включается, в частности, стоимость использования объектов материального имущества, принадлежащих работодателю и предоставленных налогоплательщику в бесплатное пользование, кроме случаев, когда такое предоставление предопределено выполнением трудовой функции в соответствии с трудовым договором или предусмотрено нормами коллективного договора .
В данном случае, если предоставление автомобиля «предусмотрено нормами коллективного договора», этого уже достаточно для необложения такой суммы согласно данной норме НКУ
Тем не менее налоговики могут с этим и не согласиться (особенно в свете того, что они приостановили в ЕБНЗ действие своей нефискальной консультации, касающейся применения данной нормы). Проблема в том, что данная норма сформулирована крайне неудачно , ведь согласно определению дополнительное благо не может быть связано с выполнением обязанностей трудового найма. И несмотря на такое определение, законодатель прямо называет выплату, оговоренную трудовым (коллективным) договором, дополнительным благом, что само по себе неверно.
Что касается ЕСВ, то, как мы уже указали, п. 2.3.4 Инструкции № 5 дает основания смелым налогоплательщикам утверждать, что такая выплата не включается в ФОТ , а значит, и не облагается ЕСВ. Если же проверяющие будут толковать его расширительно (считая, что в нем приведен не исчерпывающий перечень), то, на худой конец, можно отбиваться от ЕСВ ссылкой на «неФОТ овский» п. 3.21 той жеИнструкции, в котором указаны расходы на перевозку работников к месту работы как собственным , так и арендованным транспортом (кроме оплаты труда водителей). Мол, по личным целям катались только на работу.
Налог на прибыль. Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте. С той лишь разницей, что в расходы эта натуральная выплата попадет не как составляющая ФОТ, а как «любая другая оплата в денежной или натуральной форме, установленная по договоренности сторон», упомянутая в том же п. 142.1 НКУ .
НДС . Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте.
При всей привлекательности данного варианта мы бы не рекомендовали им пользоваться из-за перечисленных в части НДФЛ и ЕСВ недостатков
Отношения оформляются в рамках гражданско-правового поля: заключается договор аренды транспортного средства (см. ст. 798 - 805 ГКУ ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией - отталкиваясь в ней, например, от суммы «часовой» амортизации и накинув на нее «копейку» прибыли).
Обратите внимание: согласно ст. 799 ГКУ такой договор аренды подлежит нотариальному удостоверению .
В договоре аренды можно, например, оговорить, что автомобиль используется поочередно как арендодателем, так и арендатором, а предоставление автомобиля арендатору возможно только для использования его в период, когда он не используется арендодателем. Использование же автомобиля в личных целях в рабочее время исключается. Ежедневная передача от арендодателя арендатору и обратно может производиться на основании отметок в соответствующей ведомости. При этом логично указать, что арендодатель предоставляет при передаче транспортного средства арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис.
В части налогов здесь все стандартно - определенная в договоре сумма арендной платы облагается НДС и включается (за вычетом НДС) в доход предприятия .
Что касается дохода работника, то НДФЛ в этом случае возникать не должен. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ , согласно которому в доход включается сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для налогоплательщика. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно .
Еще один вариант - оформление договора ссуды (см. гл. 60 ГКУ ) на тех же условиях, которые мы обозначили выше в отношении аренды. Напомним, что этот договор предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Такой договор ссуды транспортного средства (поскольку одна сторона - физлицо) в соответствии с ч. 4 ст. 828 ГКУ тоже подлежит обязательному нотариальному удостоверению.
А теперь о налоговых последствиях.
Налог на прибыль. Поскольку имущество будет передано в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о переводе его в непроизводственные основные средства . Из эксплуатации автомобиль также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает.
Следовательно, амортизация должна начисляться в общем порядке
И даже если налоговики будут утверждать о необходимости перевода в непроизводственные основные средства «на вечер», то «с утра» они опять станут производственными (абз. 3 п. 146.15 НКУ ).
Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).
6.1) вознаграждение и иные выплаты за исполнение трудовых обязанностей, получаемые членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом Российской Федерации;
7) пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, полученные налогоплательщиком в соответствии с действующим российским законодательством или полученные от иностранной организации в связи с деятельностью ее обособленного подразделения в Российской Федерации;
8) доходы, полученные от использования любых транспортных средств, включая морские, речные, воздушные суда и автомобильные транспортные средства, в связи с перевозками в Российскую Федерацию и (или) из Российской Федерации или в ее пределах, а также штрафы и иные санкции за простой (задержку) таких транспортных средств в пунктах погрузки (выгрузки) в Российской Федерации;
9) доходы, полученные от использования трубопроводов, линий электропередачи (ЛЭП), линий оптико-волоконной и (или) беспроводной связи, иных средств связи, включая компьютерные сети, на территории Российской Федерации;
9.1) выплаты правопреемникам умерших застрахованных лиц в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании;
10) иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации.
Primum noli nocere
С уважением, Никитин Александр Викторович
Primum noli nocere
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной теме могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:
Химки (Московская область)
Юрист, кадровый консалтинг
Усть-Лабинск (Краснодарский край)
Жуковский (Московская область)
Комсомольск-на-Амуре (Хабаровский край)
На служебной машине, но без водителя
В последнее время в объявлениях о поиске сотрудников на ту или иную вакансию принято наряду с заработной платой указывать и социальный пакет, то есть набор бонусов, бесплатно предоставляемых работникам (питание, оплата мобильной связи, занятий в спортклубе и т.п.). В некоторых компаниях к подобным бонусам относится и служебный транспорт.
Путевой лист или доверенность?
Если менеджеру в дополнение к служебной машине не полагается личный водитель и он будет сам ею управлять, то работодателю изрядно придется поломать голову над тем, как оформить право своего сотрудника на управление автомобилем. Нужно ли менеджеру среднего звена выдавать путевой лист как штатному шоферу или достаточно обычной доверенности?
В поисках ответа обратимся к Правилам дорожного движения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.10.93 № 1090. В соответствии с п. 2.1.1 Правил водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки:
· регистрационные документы и талон о прохождении техосмотра;
· документ, подтверждающий право владения, пользования, распоряжения транспортным средством;
· в установленных случаях путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз;
· страховой полис ОСАГО.
Из этого перечня видно, что по общему правилу водитель должен иметь при себе документ, подтверждающий право владения автомобилем (именно таким документом является доверенность). А путевой лист необходим только в случаях, установленных законами и иными нормативными актами. Сложность в том, что законодательство четкого перечня подобных случаев не устанавливает.
Устав автомобильного транспорта РСФСР не содержит указаний на то, должен ли оформляться путевой лист, если в обязанности управляющего автомобилем работника не входит перевозка грузов или пассажиров. Однако ст. 47 Устава гласит, что записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе оформляется пользование автомобилем с оплатой работы по повременному тарифу.
А Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», утвердившее форму путевого листа легкового автомобиля (форма № 3), разъясняет, что он является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
На основании этих нормативных актов можно сделать вывод, что оформлять путевой лист следует, только если это необходимо для оплаты труда водителя. А учитывая, что менеджеру служебный транспорт выдается не для перевозки грузов или пассажиров, значит, оформлять путевой лист не нужно. Организации достаточно выдать своему сотруднику доверенность на управление машиной.
На служебном транспорте по своим делам
Иногда работник получает не только служебный транспорт, но и согласие работодателя использовать его в нерабочее время «в разумных пределах».
