Организация документационного обеспечения управления конспект лекций. Курс лекций по дисциплине "документационное обеспечение управления" план-конспект урока на тему. Требования к текстам служебных документов

?Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.
1. Предмет, содержание и задачи ДОУ
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
2. Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно- документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
-информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
-организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
-коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
-юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
-воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
-учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
3. Классификация документов
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
-документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
-документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
-по способу документирования
-рукописные;
-электронные;
-графические;
-кино-, фотодокументы.
по сфере использования
-организационно- распорядительные;
-финансовые;
-научно-технические;
-отчетно-статистические.
по содержанию
-простые;
-сложные.
по месту составления
-внутренние;
-внешние.
по степени гласности
-открытые;
-с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
- по происхождению
-официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
- по юридической силе
-оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
-копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
-отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
-заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
-выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
-дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
- по форме изложения (степени унификации)
-индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
-трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
-типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
-примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
-унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
- по срокам исполнения
-срочные (с указанием срока исполнения);
-несрочные.
по срокам хранения
-временного хранения (до 10 лет);
-долговременного хранения (свыше 10 лет);
-постоянного хранения.

Тема 2. История развития системы государственного документирования.
Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Вопросы для изучения:
1. Делопроизводство в Древней Руси.
2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
3. Коллежское делопроизводство.


1. Делопроизводство в Древней Руси
На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.
В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.
Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.
Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.
2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв
В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.
Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.
Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.
Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.
3. Коллежское делопроизводство
Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.Коллежское делопроизводство- организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3 советниками.
В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.
При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”.
ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия.
Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.
Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.
Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм- письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце ХIХ-начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.
5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.
В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.
Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.
Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:
-документооборот учреждений и методы его оптимизации;
-способы регистрации документов;
-контроль исполнения документов;
-хранение документов.
Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.
В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.
Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.
Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.
Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно- распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно- распорядительных документов.
К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.
Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.
Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ.
Цель изучения: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.
Вопросы для изучения:
1.Состав нормативно-методической базы ДОУ.
2.Стандартизация и унификация системы ДОУ.
3.Общероссийские классификаторы документации.
4.Государственная система документационного обеспечения управления.
1. Состав нормативно-методической базы ДОУ.
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ - это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
-законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
-постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
-государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
-государственные стандарты на документацию;
-унифицированные системы документации;
-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
-нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
-нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.
Закон Российской Федерации "О техническом регулировании" от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.
Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.
Специалист должен знать положения:
-Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
-Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
-других нормативных правовых документов.
Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.
2. Стандартизация и унификация системы ДОУ
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Требования к разработке унифицированных форм документов
Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно- распорядительную документацию.
Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.
Классификация унифицированных форм документов
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:
- государственные (общероссийские);
- отраслевые (ведомственные);
- субъектов Российской Федерации;
- формы документов объединений, предприятий, организаций.
3. Общероссийские классификаторы документации.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:
Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)
-Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
-Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)
Классификаторы информации об организационных структурах:
-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
-Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)
-Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.
Классификаторы информации о населении и кадрах
-Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)
-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
4. Государственная система документационного обеспечения управления.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа.
Цель изучения: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.
Вопросы для изучения:
1. Бланки документов и требования к ним. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Бланки документов и требования к ним
Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.
Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.
Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.
Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:
Левое - 20 мм;
Правое - 10мм;
Верхнее - 20 мм;
Нижнее - 20мм.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.
В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:
Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
Бланк для письма;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка - угловое и продольное.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.
Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.
Настоящий стандарт распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - ИНН/ КПП налогоплательщика;
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - печать;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию.
30 - Идентификатор электронной копии документа
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).
05. ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000)
В письме наименование вида документа не указывают.
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно- территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Болшевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
или Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И. Петрову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового товарищества «Можайские дали» В.А. Бунееву
16. гриф утверждения - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
17. резолюция - реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.
18. заголовок - выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом - Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу директора Института от 15.06.2007 № 319
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Института
15.06.2007 № 19
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформ­ленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например;

Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.А.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Личная подпись
Личная подпись
В.М. Степанов
А.П. Миронов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии
Личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии
Личная подпись К.М. Артемьева
Личная подпись С.П. Матвеев
Личная подпись В А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г Грязнова
23.04.2007
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских наук

от 30.10.2007№451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.2007 № 10

24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
25.11.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Личная подпись А.С. Орлов
25.08.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы" фамилию); дату заверения, например:

Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Копосков
07.06.2007
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию имя отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,
например:

Петров И.И.
333-25-25

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об использовании документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты)
Допускается отметку о поступлении документа в организацию поставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Тема 5. Системы документации.
Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
Вопросы для изучения:



1. Система организационной документации.
Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.
Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
Виды организационных документов:
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно- распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.
Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Место составления или издания документа;
Гриф утверждения документа;
Текст устава;
Подпись лица, утверждающего документ.
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа;
Дата;
Гриф утверждения документа.
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:
общие положения.
основные задачи.
функции.
права.
организация работы.
Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
заголовок к тексту;
гриф утверждения;
текст;
подпись.
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.
Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
визы;
подпись.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).
Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.
2. Система распорядительной документации.
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Схема подготовки распорядительных документов:
всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
согласование текста и его подписание;
обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)
Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»
Виды распорядительных документов:
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:
герб РФ или субъекта;
наименование организации, издавший документ;
наименование вида документа;
место составления;
дата документа, регистрационный номер;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы согласования.
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:
порядок деятельности предприятия;
решения и поручения по организации работы;
организационные мероприятия;
итоги работы;
результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.
Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.
К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:
А. Организация исполнения приказов;
Б. Организация исполнения инструкций.
Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
3. Система информационно-справочной документации.
Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Виды информационно-справочных документов:
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, п
и т.д.................

Курс лекций по дисциплине "Документационное обеспечение управления для студентов специальности "Экономика и бухгалтерский учет(по отраслям) состоит из:

Введение. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления

Тема: Документирование управленческой деятельности

Тема: Система организационно-распорядительной документации

Тема: Договорно-правовые отношения

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности

Тема: Организация работы с документами

Тема: Составление личных документов

Перечень основной литературы

Скачать:

Предварительный просмотр:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

«БРЮХОВЕЦКИЙ АГРАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

Курс лекций

по учебной дисциплине ОП.04. «Документационное обеспечение управления»

для специальности 38.02.01

Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

преподаватель экономической дисциплины.

ГБПОУ КК «БАК»

2015 г.

Введение. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»………………….2

Тема: Документирование управленческой деятельности………..4

Тема: Система организационно-распорядительной документации……………………………………………………….7

Тема: Договорно-правовые отношения……………………….….17

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности…….23

Тема: Организация работы с документами………………………27

Тема: Составление личных документов………………………….31

Перечень основной литературы…………………………………..35

Введение. Понятие о «документе», «документировании»,

«документационном обеспечении управления».

Вопросы:

1. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»
2. Специфика деловой переписки.
3. Связь дисциплины «ДОУ» с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Вопрос №1

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной реальности (родился, умер и другое) и мыслительной деятельности человека.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – понимается – деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организационной работы с документами в процессе осуществлении ими управленческих функций.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вопрос №2

Вся коммерческая деятельность соткана из документов – сообщений запросов, предложений, заказов, рекламации и другие. Вот почему деловой переписки должно уделяться соответствующее внимание.

Специфика деловой переписки в условиях рынка:

1. Носит нацеленный характер , т.е. организует и подает информацию так, чтобы обеспечить своевременное получение искомых данных и отбор перспективных связей.
2. Элементы деловой переписки должны встраиваться в систему делопроизводства, позволяющую вести действительный учет и контроль.
3. Необходимо соблюдение норм и традиций , сложившихся в области делопроизводства.

Все это накладывает отпечаток на стиль деловых писем. Они должны быть точными, лаконичными и обоснованными. А для этого необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Упорядоченность содержания – обеспечивает простоту и скорость усвоения его теми, кому направляется документ.
2. Деловитость – краткость, ясность, полезность последовательность предложений, без поэтизмов и архитектурных излишеств.(пример: «имею честь сообщить…»)
3. Официальность тона, исключающая преувеличенную вежливость. (пример: «ваш покорный слуга…»)

Вопрос №3

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» базируется на знаниях, умения и навыка, полученных студентами при изучении социально – экономических дисциплин таких как, «Основы права», «Основы экономической теории», «Основы социологии и политологии», а так же дисциплин общепрофессионального цикла: «Правовое обеспечение профессиональной деятельности», «Экономика организации», «Маркетинг», и другие.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дать определение документу.
2. Что понимается под документационным обеспечением управления?
3. В чем заключается специфика деловой переписки?
4. Перечислить и охарактеризовать принципы деловой переписки.
5. Связь дисциплины «Документационное обеспечение управления» с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Тема: Д окументирование управленческой деятельности.
Вопросы:
1) Государственная система документационного обеспечения управления.
2) Понятие систем документации: функциональные и отраслевые системы документации.
3) Унификация и стандартизация управленческих документов.
1 . Для более чёткой и оперативной работы аппарата- управления, внедрение в практику опробированных форм и методов документационного обеспечения управления, введена государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ).
ГСДОУ- представляет собой свод правил, нормативов по ведению документационного обеспечения управления (.ДОУ), начиная с поступления или создания документа, до сдачи его в архив.

Нормативная база ДОУ включает:
1) Указы и распоряжения Президента РФ, постановление и распоряжение Правительства РФ.
2) Нормативно-правовые акты Федеральных органов, исполнительной власти(министерства, комитеты, службы и т.д.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера.
З) Нормативно-правовые акты органов исполнительной и представительной власти субъектов РФ и их
территориальных образований, регламентирующих ДОУ местного характера.
4) Организационно-распорядительные документы (ОРД).
5) Государственная система документационного
обеспечения управления (ГС Д ОУ).
6) Государственные стандарты по вопросам ДОУ.

7) Унифицированную систему документации(УСД).
8) Общероссийские классификаторы технико-
экономической, социальной информации.
9) Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда.
10 ) Нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов.

2 . Государственную систему документации можно классифицировать по следующим признакам:
1) Функциональному;
2) Отраслевому.

Функциональная система документации- определяются те, которые в том или ином объёме прису щ и всем
организациям: бухгалтерская, кадровая , архивная,
организационная.
Отраслевая система документации- определяются те, которые присущи только определённым группам
организации, связанных единством хозяйственной
деятельности: медицинская, учебная, научно-
исследовательская и др.

3. Унификация документов заключается в
установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унифицированная система документации(УС Д )- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учётных, финансовых и других документов, сведённых в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из
унифицированных систем документации(УСД) и местом документа внутри этой системы.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа.

Документы должны соответствовать требованиям ГОСТ Рб.3О-2003 называется « Унифицированная система ОРД. Требованиям к оформлению документов » и основные положения государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ).

Стандартизация - это процесс установления и применения правил, с целью упорядочения деятельности в данной области, для достижения всеобщий экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности.

Вопросы для самоконтроля:
1)Государственная Система Документационного
Обеспечения Управлением представляет собой...?
2)Что включает в себя нормативная база ДОУ?
3)Охарактеризовать функциональную систему
документации...?
4)Что представляет собой отраслевые системы
документации?
5)Понятие УСД?
б)Стандартизация представляет собой..?

Тема: Система организационно – распорядительной документации.

Вопросы:

1. Унифицированная система документации (УСД). Госты на ОРД. Требования к оформлению документов.
2. Классификация ОРД: организационные документы, распорядительные документы информационно – справочные документы, служебные письма.
3. Организационные документы: устав, положение, правила, инструкции.
4. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности предприятия, приказы по личному составу, постановления, решения, распоряжения.
5. Справочно – информационные документы: справки, докладные записки, акты, протоколы.
6. Служебные письма, классификация писем, структура и реквизиты делового письма. Язык и стиль деловой корреспонденции.

Вопрос№1

Требования по оформлению документов установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированной системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

Положение стандарта определяет:

1. Состав реквизитов документов.
2. Требования к оформлению реквизитов документов.
3. Требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ст. №65, а введен в действия 1 июля 2003 года.

Положение Госстандарта распространяются на ОРД относящиеся к унифицированной системе ОРД (УСОРД), включенный в классе 0200000 общероссийского классификатора управленческой деятельности (ОКУД).

Вопрос №2

Вся ОРД классифицируется на 4 группы:

1. Организационные документы.
2. Распорядительные документы.
3. Справочно – информационные документы.
4. Служебные письма.

Вопрос№3

В организационные документы входят: устав предприятия, положение, инструкция, правила.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия или организации.

Положение – правовой акт определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы предприятия или структурного подразделения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил регулирующих основные стороны предприятия.

Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, предъявляемых сотрудникам организации.

Инструкция – структура текста должностной инструкции.

Включает:

1. Общие положения.
2. Функция работника.
3. Обязанности работника.
4. Права работника.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения работника (связи по должности).
7. Оценка работы.

Формуляр – образец должностной инструкции состоит из реквизитов:

1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа – должностная инструкция.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер документа.
5. Место издания документа.
6. Заголовок документа (Р.п)
7. Гриф утверждения.
8. Текст должностной инструкции
9. Подпись автора.

Виды документов:

Все документы подразделяются на 4 вида:

1. По месту составления:

Внутренние и внешние. Подшиваются в дела и составляют номенклатуру дела.

1. По сложности содержания:

Простые и сложные.

1. По форме:

Индивидуальные, составленные по произвольному признаку.

Трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее, а часть вписана при его составлении.

Типовые, текст - образец на основе которого составляется документ.

1. По стадиям создания:

Оригинал-документ созданный 1 раз индивидуальным или коллективным автором.

Копия – повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала.

Дубликат – вторичный документ после утери оригинала.

Вопрос№4

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основе единоначалия в целях разрешения каких – либо производственных задач.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности предприятия.

Постановление – правовой акт, применяемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установление норм и правил.

Приказ по основной деятельности предприятий.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. Констатирующей.
2. Распорядительной.

Констатирующая часть приказа включает:

1. Заголовок, к тексту отвечающий на вопрос «о чем?» («об изменении оплаты отпусков»), («об изменении графика работы»)

2. В констатирующей части указывается основание для издания приказа.

Основание делится на:

1. Нормативные документы вышестоящих органов.
2. Решение Совета директоров и общих собраний акционеров.
3. Производственная необходимость.

2.Распорядительная часть начинается со слова «Приказываю», которая пишется с новой строки прописными буквами без кавычек, после слова «приказываю» ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляется контроль за исполнением приказом в целом.

После составление текста приказа необходимо произвести его согласование и подписание.

Проект приказов могут согласоваться главным бухгалтером, с юрист. консультом и др.должностными лицами. Такое согласование оформляется в виде визы. Виза состоит из следующих элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Секретарь – референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием, т.е один экземпляр приказа вывешивается на доске объявления, а другой экземпляр приказа идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников и ответственных за его исполнение сторон.

Приказы по личному составу. (Л/С)

Оформляется перевод, прием и увольнение сотрудников предприятия. Приказы по Л/С группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «Л/С».

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующем образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О переводе».

В приказах по Л/С констатирующая часть отсутствует, вторая, распорядительная часть приказа начинается словами: «Назначить, уволить, перевести»,которые начинаются от границы левого поля. После этих слов следующей строкой указываются ФИО работника (прописными буквами без сокращений) должность, срок увольнения, назначения или перевод, статья ТК.РФ (в случаях увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа) с испытательным сроком или без него.

Приказы по Л/С могут составляться на нескольких сотрудников в независимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Состоят из нескольких параграфов или пунктов, каждый из которых касается отдельных сотрудников.

Вопрос№5

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий.

Справка начинается с указанием в И.п ФИО лица, о котором даются сведения. Справка в правом верхнем углу указывает место предоставления справки. Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к её написанию. Во второй части приводят конкретные данные.

Справки бывают внешние и внутренние. Справки, составленные для руководителей организации (внутренняя) подписывает сам составитель. Справки, составленные по указанию вышестоящих организаций подписывает руководитель организации(внешние).

Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер и руководитель. Внешние оформляются на формате А4, а внутренние на листе бумаги. Датой справки является дата её подписания. Справки, удостоверяющие юридические факты (подтверждение места работы, учебы) выдаются по запросам учреждений, составляются на формате А5. Текст заверяют подписью и печатью.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему органу и содержит обстоятельства изложения какого- либо вопроса с выводом и предложениями.

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Докладная записка имеет заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о или об». В первой части текста докладной записки(констатирующей) излагаются имевшие место факты или события. Во второй излагают просьбы и предложения.

Внутренняя докладная записка, подаваемая руководителем структурного подразделения, оформляется на листе бумаги и подписывается самим автором.

Реквизиты внутренней докладной записки:

1. Наименование структурного подразделения.
2. Название документа докладной записки.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст докладной записки.
7. Отметка о приложении.
8. Подпись.

Внешняя докладная записка адресуемая выше стоящей организации оформляется на формате А4 или на фирменных бланках. Подписывает руководитель.

Формуляр образец внешней докладной записки:

1. Наименование организации.
2. Название документа.
3. Дата документа.
4. Регистр.
5. Место составления документа.
6. Адресат
7. Заголовок к тексту.
8. Текст.
9. Отметка о наличии приложений.
10. Подпись.

Акты – документ, составляется несколькими лицами или комиссией и подтверждает факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и имеют множество разновидностей (акт приема передачи материальных ценностей, акт списания материалов). В заголовке акта следует писать название актируемого факта или события (акт приема-передачи ПВМ).

Акт состоит из двух частей: вводная и констатирующая.

Вводная строится по схеме: основание:

1. Составлен в комиссией в составе.
2. Председатель; должность; ФИО.
3. Члены комиссии: 1,2,3; должность, ФИО.

В констатирующей части излагают цели, задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются основные факты и события. В конце акта могут быть указаны сведения о количествах экземплярах и о месте их нахождения. Акт подписывается председателями и членами комиссии. Для ряда актов по материально- финансовым вопросам необходимо утверждение руководителя и заверение печатью. После чего акт принимает юридическую силу.

Вопрос№6

Служебное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия организации учреждения с внешним миром. Через служебные письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии, сопровождаются материальные ценности в пути и т.д.

Классифицировать деловые письма – значит построить классификацию производственной ситуации, вызывающую необходимость переписки.

Деловые письма можно разделить по функциональному признаку на 2 части:

1. Письма, требующие письма – ответа.
2. Письма, не требующие письма – ответа.

К письмам, требующим письма - ответа относятся: письмо – просьба, письмо – обращение, письмо – предложение, письмо – представление и т.д.

К письмам, не требующим ответа, можно отнести: письмо – предупреждение, письмо – напоминание, письмо – приглашение и т.д.

Одним из важнейших документов составляемых руководителем является деловое письмо.

Деловое письмо содержит развернутое сообщение, которое направленно партнеру или другому заинтересованному лицу с целью установления углубление коммерческих связей.

Деловое письмо должно соответствовать определенным требованиям:

1. Пишется на бланках стандартного образцов А4 и А5, подписывается руководителем или его заместителем.
2. Деловое письмо должно вкладываться в специальный конверт, на котором уже указаны реквизиты фирмы.
3. Письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно без грубых помарок и исправлений.
4. Письмо должно излагаться официально – деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию и т.д.

В зависимости от типа письма и его содержания, текст письма может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из двух частей: вступление и заключение.

Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: т.е. причина возникновения вопроса и его краткая история, если поводом для составления письма послужил документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обосновании предлагаемых решений.

В заключении формируется основная часть письма: «Просьба, предложение, напоминание, требование, и т.д.

Заканчивается деловое письмо формулой вежливости(«С уважением к Вам», «Искренне Ваш»). И в конце письма следуют подписи лиц ответственных за его написание.

Формуляр – образец делового письма:

1. Адресат.
2. Заголовок к тексту (состоящий из даты и индекса).
3. Обращение.
4. Основной текст (содержание письма).
5. Формула вежливости.
6. Подпись.
7. Отметка об исполнители.

Каждый вид делового письма имеет свою языковую формулу.

Языковая формула – слово, словосочетание, предложение, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа.

По языковым формулам «Прошу», «Высылаю», «Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Деловая переписка – письменное сообщение информационного характера, оформленное в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой и электронной связи.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие документы входят в организационную документацию?
2. Должностная инструкция представляет собой…?
3. Из каких разделов состоит текст должностной инструкции?
4. Общие требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности предприятия?
5. Приказы по Л/С и их отличие от приказов по основной деятельности предприятия?
6. Дать определение распоряжению, постановлению и приказу?
7. Что представляют собой справочно – информационные документы: справки, докладные записки, акты?
8. Кто подписывает справки, составленные для руководителей организации и составленные по указанию вышестоящей организации?
9. Из каких частей состоит текст акта?
10. Служебные письма их классификация?
11. Из каких реквизитов состоит формуляр – образец делового письма?
12. Деловое письмо это…?
13. Языковая формула – это…?
14. Деловая переписка представляет собой…?

Тема: Договорно-правовые отношения.

Вопросы:

1. Понятие договора (контракта). Основные разделы контракта.
2. Договор на возмездное оказание услуг.
3. Транспортные договоры, оформление договора транспортной экспедиции.
4. Типовая форма кредитного договора.

Вопрос №1

Коммерческий контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении или регулировании каких-либо отношений.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить, т. е направление оферты (коммерческое предложение). Оферта должна содержать основные условия, предлагаемой сделки (ст.435 ГКРФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (соглашением)

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его, и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

Составными частями контракта являются:

1. Название вида и заголовок документа (договор о купле - продажи)
2. Дата;
3. Место составления;
4. Номер (индекс);
5. Наименование сторон (полные названия фирм);
6. Предмет контракта;
7. Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки;
8. Условия и сроки оплаты;
9. Порядок расчета;
10. Порядок сдачи – приема выполненных работ;
11. Ответственность сторон (штрафные санкции);
12. Гарантии, страхование, форс-мажорные обстоятельства (военные действия, природные явления), т. е это условия, разрешающие переносить срок исполнения договора в случае наступления не зависящих от сторон обстоятельств;
13. Переход права собственности и риска;
14. Порядок разрешения споров (Арбитражный суд г. Краснодара);
15. Юридические адреса сторон (указание почтовых адресов полностью, банковских реквизитов, номера телефонов и факсов);
16. Подписи, должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписание документов);
17. Печать фирм – контрагентов.

Коммерческие договоры хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.

Вопрос № 2

Услуга – это работа на заказ, которую не дает самостоятельного продукта. Услуги бывают возмездные и безвозмездные. По договору возмездного оказания услуг исполнитель оказывает услуги, а заказчик оплачивает их.

Правила гл.39 ГК РФ «Возмездное оказание услуг» применяются, как сказано в п.2 ст. 779,к договорам об услугах связи, медицинским, ветеринарным, аудиторским, консультационным, маркетинговым, услугам по обучению, туристическому обслуживанию.

Услуги подлежат оплате в размере, в сроки и на условиях, предусматриваемых договором. Оплата не обязательно в деньгах.

Общим правилом, предусмотренным ст.310 ГК РФ, является недопустимость одностороннего отказа от исполнения обязательств, заказчик согласно п.1 ст.782 ГК РФ в праве отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг. При этом он возмещает фактически понесенные расходы (затраты) если же откажется исполнитель, его обязанность более строгая: полное возмещение убытков, причиненных отказом предоставить обещанную по договору услугу(при этом действует правило ст. 15 ГК РФ).

Вопрос № 3

(ГК РФ гл.41 ст.801 – 806;гл.40 ст.784 - 800)По договору транспортной экспедиции одна сторона – экспедитор – обязуется за счет клиента – грузоотправителя или грузополучателя – выполнить (организовать выполнение) услуг, связанных с перевозкой. Договор возмездный. Согласно абз. 2 п.1 ст.801 ГК РФ договором могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовывать перевозку транспортом и по маршруту, избранному клиентом. Возможно заключение договора перевозки груза, с обеспечением отправки и получения груза экспедитором от своего имени либо от имени клиента. Эти моменты (условия) должны быть четко предусмотрены договором транспортной экспедиции. Обширный перечень дополнительных услуг, которые могут быть оказаны клиенту содержатся в ст.801 ГК РФ. Среди этих услуг: получение требуемых для экспорта и импорта документов, выполнение таможенных процедур и других формальностей, уплата пошлины, сборов, проверка качества и состояния груза. Заключение договора перевозки пассажиров удостоверяется билетом, сдача багажа – квитанцией. Формы этих документов утверждаются в соответствии с правилами транспортного законодательства. Провозная плата определена тарифами, а если утвержденных тарифов нет, - соглашением сторон. В обеспечении оплаты провоза перевозчик имеет право удерживать перевозимые грузы и багаж(п.4 ст. 790 ГК РФ)

Вопрос № 4

(ГЛ.42 СТ.807 ГК РФ 590 – 603)Согласно кредитного договора банк (или другая кредитная организация), кредитор обязуется предоставить денежные средства заемщику. Договором определяются размер, условия кредита, обязательства возврата кредита с уплатой %. Кредитор (банк) должен иметь лицензию на осуществление банковских операций. Договор должен быть в письменной форме. Кредитор может отказаться от предоставления кредита при обстоятельствах, свидетельствующих, что сумма кредита не будет возвращена ввиду веских причин: например, при неудовлетворительной структуре платежного баланса, т.е неплатежеспособному заемщику банк вправе отказать в выдаче кредита и заключении кредитного договора, а если неплатежеспособность выявится позже, договор может быть расторгнут по инициативе кредитора. Предмет кредитного договора – только денежные средства, предоставляемые заемщику на определенное время.

Кредитный договор .

Город _____________________ ___________________

(дата прописью)

(наименование организации кредитора)

В лице ___________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О)

Действующего на основание ________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

(наименование и адрес организации заемщика)

В лице _____________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О)

Действующего на основании __ ______________________________________________________

(устава, учредительного договора, наложения)

1. Кредитор обязуется предоставить Заемщику кредит на сумму _____________________________________________________________________________

а Заемщик обязуется возвратить полученную сумму и уплатить % на нее.

1. Заемщик обязуется уплатить Кредитору проценты на кредит в размере ______________________________________________________________________________

и в следующем порядке: ________________________________________________________

1. Кредит предоставляется ________________________________________________________

______________________________________________________________________________

указывается либо дата либо предельный срок, не позднее которого предоставляется кредит.

1. Проценты на сумму кредита уплачиваются в следующие сроки:________________________
2. Заемщик обязуется возвратить кредит в следующем порядке: _______________________ ______________________________________________________________________________
3. В случае изменения Центробанком РФ ставки рефинансирования Кредитор вправе в одностороннем порядке увеличить размер % за пользование заемными средствами, предусмотренный п.2 настоящего договора.
4. Кредитор вправе отказаться от предоставления кредита при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что кредит не будет возвращен Заемщиком в срок.
5. Заемщик вправе отказаться от кредита полностью или частично, уведомив Кредитора до срока его предоставления, указанного в п.3 настоящего договора.
6. Заемщик предоставляет обеспечение возврата кредита.
7. Сумма кредита может быть возвращена досрочно (с согласия кредитора).
8. При просрочке возврата кредита Заемщик должен уплатить % на сумму кредита со дня, когда он обязан был возвратить кредит, и до дня фактического возврата в размере, предусмотренном п.1 ст.395 ГК РФ, безотносительно к уплате % согласно п.2 настоящего договора.
9. Во всем, что не регулировано настоящим договором, стороны будут руководствоваться нормами ГК РФ и др.федеральных законов.
10. Договор составлен в _____________ идентичных экземплярах.

(количество)

1. Адреса и банковские реквизиты сторон:

Кредитор: _____________________________________________________________________

Заемщик: _____________________________________________________________________

Подписи представителей: __________________________________________________________

Печати.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что недопустимо от 31 ГК РФ согласно договора на возмездное оказание услуг?
2. Какие дополнительные услуги могут быть оказаны клиенту, согласно ст.801 ГК РФ договора транспортной экспедиции?
3. Чем удостоверяется, согласно договора транспортной экспедиции, перевозка пассажиров и багажа?
4. Что определяется кредитным договором?
5. Коммерческий контракт представляет собой …?
6. Что такое оферта?
7. Акцепт – это...?
8. Перечислить составные части контракта

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности .

Вопросы:

1. Классификация документации по внешнеэкономической деятельности.
2. Реквизиты коммерческого письма зарубежного образца.
3. Классификация коммерческих писем: запросы от потенциальных клиентов – ответы на запросы. Коммерческое предложение (оферта) – её виды – ответ на оферту (акцепт).

Вопрос№1

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы (контракты, коммерческие письма), посредством которых осуществляются информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупателя) на различных этапах внешнеторговой сделки.

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и исполнения сделки:

• Документы по подготовке сделки (контрактные документы);
• Документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;
• Коммерческие документы (письма);
• Документы по платежно-банковским операциям;
• Страховые документы;
• Транспортные и транспортно-экспедиторские документы;
• Таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки – от её подготовки и заключения до завершения исполнения.

Вопрос№2

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации (ISO) устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации – авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма.

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

1. Сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);
2. Ссылки на документы отправителя и получателя;
3. Дата;
4. Адрес получателя письма;
5. Указание на конкретное лицо;
6. Вступительное обращение;
7. Краткое содержание письма;
8. Текст письма;
9. Заключительная формула вежливости;
10. Подпись;
11. Ссылка на приложение;
12. Сведения о рассылке копий письма.

Вопрос№3

Под запросом понимается деловое письмо, которое направляется заинтересованной стороной потенциальному партнеру с целью выяснить возможность и условия поставки той или иной продукции.

В таком письме обычно указывается наименование товара, вид, качество, количество, место и срок доставки, порядок платежа и род упаковки.

Послав запрос, заинтересованная сторона ожидает предложение или оферту продавца. Но случается, что надежды не сбываются, иногда она получает краткое письмо, в котором сообщается о невозможности поставки данного товара с мотивировкой отказа. В других случаях покупателю предоставляется коммерческая и техническая документация с обещанием позже направить ему оферту.

Оферта – обозначает письменное заявление продавца о своей готовности заключить сделку с заинтересованным лицом на определенных условиях.

Коммерческое предложение может быть оформлено по-разному, но непременно должно соответствовать ряду требований:

1. Наименование предлагаемого товара.
2. Цена за количество или объем товара.
3. Срок поставки.
4. Способ упаковки и маркировки.
5. Стоимость доставки.
6. Порядок расчетов и условия платежа.

Коммерческое предложение бывает двух видов:

1. Твердое – составляется продавцом для конкретного покупателя с указанием срока, в течение которого продавец связан этим предложением. Если покупатель за это время выразит свое согласие с поступившим предложением, то сделку можно считать заключенной.
2. Свободное – в котором не содержится обязательств со стороны продавца независимо от того, рассылается ли оно одному или нескольким покупателям. Если покупатель принимает предложенные условия, то сделка может быть заключенной.

Как твердое, так и свободное предложение состоит из двух частей:

1. Сначала идет мотивировка данного предложения;
2. Следуют условия будущего договора.

Получив оферту от продавца, покупатель приступает к ее изучению. Результаты такого анализа, охватывающего вид, сорт и качество товара, его цену, сроки поставки и т.д. ложатся в основу заказа, который выдается продавцу и содержит основные пункты предложения:

1. Наименование товара.
2. Объем поставки.
3. Стоимость доставки.
4. Упаковка, маркировка.
5. Порядок платежа.

Получив заказ, поставщик обязан дать ответ покупателю в течение срока, установленного заказом и лишь после подтверждения продавцом предложенных условий заказ приобретает силу контракта.

Разница между контрактом и заказом состоит в том, что от заказа продавец может отказаться без особого ущерба для себя, тогда как при невыполнении контракта в силу вступают штрафные санкции.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каково назначение коммерческой переписки?
2. Какие необходимы документы для заключения и выполнения сделки?
3. Какие реквизиты используются при оформлении писем за рубеж?
4. Что понимается под запросом и что ожидает заинтересованная сторона, послав запрос?
5. Какие основные пункты предложения содержатся в заказе?
6. В чем состоит разница между контрактом и заказом?
7. Какому ряду требований должна соответствовать оферта?
8. Какие существуют два вида коммерческих предложений?

Тема: Организация работы с документами.

Вопросы:

1. Основные задачи и функции служб ДОУ
2. Должностной и численный состав служб ДОУ
3. Организация работы с документами: обработка входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов.
4. Контроль исполнения документов. Сроки использования документов.
5. Организация хранения документов: составление номенклатуры дел; формирование и оформление дел.
6. Дела постоянного и временного сроков хранения. Подготовка документов к архивному хранению.

Вопрос №1

Служба ДОУ решает 3 основных комплекса задач:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности
2. Организация работы с документами в учреждениях.
3. Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службами ДОУ, определяют её функции.

1. Задача обеспечение документирования управленческой деятельности.

Она выполняет функции:

1. Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления.
2. Обеспечение изготовления документов, копирование и тиражирование.
3. Контроль качества подготовки и оформления документов.

1. Задача организация работы с документами в учреждениях.

Решаются выполнением следующих функций:

1. Установление единого порядка прохождения документов (документооборот)
2. Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов.
3. Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов.
4. Контроль за исполнением документов.
5. Систематизация документов, обеспечение их хранения и использования.

1. Задача совершенствование форм и методов работы с документами.

Включает в себя функции:

1. Разработку и переработку нормативных, инструктивных методических документов.
2. Методы руководства и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации.
3. Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам ДОУ.
4. Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота.

Вопрос №2

Согласно нормативным документам работники службы ДОУ по характеру труда делятся на 3 категории: руководители, специалисты, технич. исполнители.

1. Руководители- эта категория включает:

1. Заведующих службой делопроизводства (зав.канцелярией, зав.общим отделом и управлением делами)
2. Завед.протокольным отделом.
3. Начальник секретариата..
4. Зав.архивом.

1. Специалисты. В эту категорию включены:

1. Документовед.
2. Помощник руководителя.
3. Референт.
4. Редактор.
5. Архивист (архивариус)
6. Инспектор.
7. Секретарь руководителя.
8. Корректор.

1. Тех.исполнители. К ним относятся:

1. Экспедитор.
2. Делопроизводители.
3. Машинистки и стенографистки.
4. Технич.секретари.
5. Курьеры.

Вопрос №3

При регистрации документы делятся на 3 основные группы, а именно: входящие, исходящие и внутренние документы.

1. Входящие документы- это документы поступившие в учреждение.
2. Внутренние документы- это документы предназначенные для использования тем учреждением в котором они созданы.
3. Исходящие документы- документы созданные в организации и отправленные адресату, копия которого остается в деле.

Документы в организации регистрируются 1 раз, поступающие (входящие) – в день поступления, создаваемые (исходящие) – в день подписи или утверждения.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

Перечень нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, каталоги, журналы, брошюры, прайс-листы и визитные карты.

Регистрационный номер документа или индекс состоит из:

1. Порядкового номера документа по журналу регистрации.
2. Индекса структурного подразделения.
3. Номер дела по номенклатуре дел.

Регистрация документа – это присвоение документу индекса и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале регистрации.

Существует несколько форм регистрации: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма регистрации – это форма, при которой происходит осуществление всех регистрационных операций в одном месте одним работником.

Децентрализованная – регистрация документов происходит на местах их создания (структурного подразделения)

Смешанная форма регистрации представляет собой регистрацию, при которой часть документов регистрируется централизованно, другая часть – структурным подразделением.

Цели регистрации – обеспечение контроля, учета и поиска документов.

Документы регистрируются в журналах регистрах входящих и исходящих документов, регистрационно – контрольных формах (РКФ) и электронных формах базы данных организации.

В настоящие время существует 3 формы регистрации документов – журнальная, карточная и автоматизированная.

Вопрос №4

Контроль исполнения документа – совокупность действий обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения документов, которые по поручению руководителю поставлены на контроль.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой классификация документов?
2. Что понимается под делом?
3. По каким признакам группируются документы в дело?
4. Какие требования необходимо соблюдать при оформлении дел?
5. Что входит в задачи архива?
6. Какие документы относятся к долговременным и временным срокам хранения?

Тема: Составление личных документов.

Вопросы:

1. Заявление.
2. Резюме.
3. Автобиография.
4. Расписка.
5. Доверенность.

Вопрос №1

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность и т. д.

Текст их может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.

Вопрос №2

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа, дату, указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона, тест и подпись.

Тест резюме состоит из следующих разделов:

• Персональные данные,
• Цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент),
• Образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы),
• Опыт работы (краткое содержание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат),
• Дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.),
• Рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Вопрос №3

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа, текст (краткие сведения о себе в хронологической последовательности), подпись, дату.

АВТОБИОГРАФИЯ 00.00.00 Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве, в семье научных работников. Отец, Разин Сергей Васильевич, - преподаватель МГПУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, -ведущий инженер НИИАП. В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1988 г. перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка. Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом. Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив» В 1995 г. поступила на факультет «Управления и делопроизводства» Российского государственного гуманитарного университета. Подпись Н.С. Разина.

Вопрос №4

Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:

• Должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо,
• Перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы),
• Подпись давшего расписку.

РАСПИСКА

Вопрос №5

Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: назначение вида документа, дату, фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, содержание, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой заявление и его реквизиты?
2. Автобиография и ее реквизиты?
3. Что такое расписка и ее реквизиты?
4. Из каких разделов состоит текст резюме?
5. Личная доверенность и ее реквизиты?

Перечень литературы.

Основная:
1.В.С. Соколов Документационное обеспечение управления: учебник – 2е издание, М.: ФОРУМ: ИНФРА- М, 2011г.

2.Л.А.Румынина Документационное обеспечение управления 8е издание, М.: Издательский центр «Академия»,2011г.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30- 2003, М.: Росархив, 2004г.

4. А.В. Пшенко, Л.А. Доронина Документационное обеспечение управления: практикум - учебное пособие, М.: Издательский центр «Академия», 2014 г.

5.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений с указанием сроков хранения, М.: Россархив, 2000г

Дополнительная:
6. А.В. Пшенко «Документационное обеспечение управления» Учебное пособие
- М: ФОРУМ: ИНФА - М 2004г.
7. М.Ю. Рогожкин «Делопроизводство в примерах и образцах». М.: МУФЭР,
2003г.
8. В.И. Андреева «Делопроизводство»: практическое пособие/изд. 10-е, переработанное и дополненное. М.: ООО «Управление персоналом», 2005г.
9. М. В. Стенюков Практическое пособие «Документы. Делопроизводство». М.:
«ПРИОР», 1996г.
1 0.А,Э, Петросян «Я к Вам пишу... практическое руководство по деловой переписке» Тверь, 1997 г.

ГОУ СПО «Московский государственный техникум моделирования обуви и маркетинга»

Конспект лекций

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

для специальностей 080110, 080112, 080113

Введение

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.

Информация – это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Документ (от лат. «документум» – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

С древности и до 19 века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала 20 века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д. и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатацио нные.

Информативное свойство документа – это способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относят долговечность прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов делят на общие и специальные.

Общими функциями документов являются:

• информационная – фиксация, хранение и передача информации;
• коммуникативная – передача, обмен информацией;
• социально-культурная–документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.

Специальными функциями документов являются:

Правовая – одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере;

• организационная – установка правовых отношений;
• управленческая – решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации;
• обучающая – передача знаний между людьми и поколениями;
• познавательная – получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;
• мемориальная - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющихся историческим наследием.

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1. Государственная система ДОУ. Системы документации

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы.

Самой общей и целостной, занимающей верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать общегосударственную систему документации, охватывающую все документы, возникающие и обращающиеся в стране; их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам:

Функциональными системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная.

Отраслевыми системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности, например, медицинская, учебная, научно-исследовательская.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сформулировать комплекс единых требований к этим системам документации.

Первой из этих систем следует поставить Государствен ную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства в 1965 г., система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений, а также государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением.

Единая система технологической документации была разработана в 1971 г., состоящая из более чем 20 стандартов и руководящих документов. Данная система может решать задачи в области оформления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

Параллельно, на основе международных требований была создана Единая система конструкторской документации.

Тема 1.2. Унификация и стандартизация управленческой деятельности

Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки и хранения.

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в ДОУ.

Установлены следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ);
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Положения стандарта определяют:

• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов;

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документами. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги – А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке:

• угловой (реквизиты располагаются в верхнем левом углу)
• продольный (вдоль верхнего поля документа)

Например:

Бланк письма с угловым расположением реквизитов

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается , поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
   • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
   • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
   • качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
   • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
   • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
   • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
   • Контроль за исполнением документов;
   • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
   • Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
   • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
   • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
   • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
   • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
   • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
   • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
   • приемная;
   • секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
   • секретариат коллегии;
   • протокольное бюро.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
   • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
   • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
   • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
   • экспедицию;
   • бюро переписки;
   • бюро учета и регистрации документов;
   • компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем.
5. Центральный архив.
6. Инспекция.

Но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информацион­ного обеспечения. По указанным причинам та область управлен­ческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необхо­димые изменения как в части методологии, так и в сфере методи­ческой поддержки конкретных практических действий по работе с документами.

В этом отношении своевременными были принятие и реализа­ция решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления доку­ментами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов но­сителей и форм представления информации.

Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное разви­тие компьютерных и телекоммуникационных систем и техноло­гий.

С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методоло­гическом и технико-технологическом обеспечении работы с доку­ментами.

Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каж­дому крупному разделу, особенности использования которых опи­саны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.

ЛЕКЦИЯ 1

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Документ и его характеристики

Под документом понимается зафиксированная на материаль­ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу­ченная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или де­ловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из ви­дов ресурсов организации (наряду с материальными, финансо­выми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализа­ции управленческой деятельности. Документы необходимы для:

• 
  осуществления эффективной и упорядоченной деятельно­сти организации, подразумевающей необходимую ответ­ственность;
• 
  формирования и документального фиксирования органи­зационных и управленческих решений;
• 
  обеспечения согласованности управленческой и админи­стративной деятельности;
• 
  обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
• 
  соблюдения требований нормативно-правовых актов, регу­лирующих сферу деятельности организации во всех ее про­явлениях;
• 
  обеспечения защиты и поддержки при возможных судеб­ных разбирательствах, связанных с деятельностью органи­зации;
• 
  защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

• 
  обеспечения и документального фиксирования достиже­ний и разработок и соответствующих прав на интеллекту­альную собственность организации и ее сотрудников;
• 
  документального фиксирования доказательств осуществле­ния деловой, личной и общественной деятельности орга­низации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отли­чительных особенностях;
• 
  формирования и сохранения корпоративной, индивидуаль­ной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено, что документы и массивы доку­ментов, будучи информационными ресурсами, являются объекта­ми отношений физических, юридических лиц, государства и защи­щаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, доку­ментирование информации - это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо для:

а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

• 
  сохранения информации о принятых в прошлом и настоя­щих управленческих решениях и реализуемых видах дея­тельности (как части корпоративной памяти) в целях ин­формационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем ;
• 
  сохранения доказательств прошлой и настоящей деятель­ности для соблюдения подотчетности;

б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

• 
  идентификации обоснованных законом интересов, кото­рые заинтересованные лица (сотрудники, деловые парт­неры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении со­хранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтере­сованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подот­четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

• 
  идентификации и оценки правовых, финансовых, полити­ческих, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
• 
  соблюдения законодательно обоснованных требований со­ответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблю­дения требований нормативно-правовых актов и обеспечения не­обходимой подотчетности организации должны создавать и сохра­нять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемо­го времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует досто­верность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозна­чено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «под­линный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание ко­торого можно считать полным и точным представлением отобра­жаемых решений, деятельности или фактов и который как след­ствие безусловно может быть использован в последующих реше­ниях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизмен­ностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроиз­ведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением , в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Структура - это внешний вид и расположение частей содер­жания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, при­мечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст {внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи докумен­та с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата со­здания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создате­ле), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат дан­ные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформле­ния) документа, но и данные, сопровождающие документ (напри­мер, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и пра­вилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в про­цессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах докумен­тационного обеспечения управления.

Управление документами

Управление документами определяется как область деятельно­сти, включающая эффективный и систематический контроль со­здания, получения, сохранения, использования и отбора (переда­чи) документов, в том числе процессы включения в систему и со­хранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

• 
  принятие основных организационных положений, направ­лений развития и стандартов в сфере управления докумен­тами;
• 
  распределение ответственности и полномочий по управле­нию документами в организации;
• 
  установление и распространение детальных процедур и ру­ководящих указаний по управлению документами;
• 
  предоставление услуг, относящихся к управлению доку­ментами и использованию документов (в целях удовлетво­рения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
• 
  проектирование, внедрение и администрирование специа­лизированных систем для управления документами;

интегрирование управления документами в управленче­ские системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики , а также на проекти­ровании и внедрении систем управления документами в соответ­ствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна со­держать как стратегию документирования деятельности организа­ции (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответству­ющей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксиро­вать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и прак­тику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходи­мые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны иметь результатом официальные документы, обладающие ау­тентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Деятельность в области управления документами

Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятель­ность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.

Упомянутые компоненты организации управления документа­ми разрабатываются на основе анализа управленческой деятель­ности. В них определяются области, в которых нормативно-пра­вовые акты, стандарты и практические рекомендации в наиболь­шей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо ре­гулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

Ответственность и полномочия по управлению документами

Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами , так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответствен­ность в отношении документов и распределить ее между отдель­ными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организа­ции:

• 
  управляющие документами;

• 
  специалисты в области информационных систем и техно­логий;

• 
  руководство организации;
• 
  руководители подразделений;
• 
  системные администраторы;

• 
  другие сотрудники, для которых создание документов яв­ляется частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требует­ся для того, чтобы в случае определения конкретной необходимо­сти создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является раз­работка и реализация системы правил по управлению документа­ми. Правила:

Требуют от сотрудников создания документов в соответ­ствии с управленческими потребностями и процессами,

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

• 
  гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
• 
  гарантируют обеспечение сохранности документов в тече­ние всего периода их полезного применения не только са­мой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудито­ры);
• 
  гарантируют, что документы уничтожаются или передают­ся на хранение только в соответствии с установленной про­цедурой.

Ответственность по управлению документами включает следу­ющие положения:

• 
  особая ответственность и подотчетность в области управле­ния документами возлагается на руководящее лицо, обла­дающее необходимыми полномочиями внутри организа­ции;
• 
  ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных поло­жений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
• 
  специалисты в области управления документами ответст­венны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение доку­ментных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управ­лению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
• 
  системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и исполь­зовании персоналом организации содержали точную ин­формацию, были доступными и удобочитаемыми;
• 
  все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных , достоверных, аутентич­ных, пригодных для использования документов, отража­ющих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наи­большую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управ­ления документами во всей организации.

Специалисты по управлению документами устанавливают в ор­ганизации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управле­ния документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение докумен­тов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

Все сотрудники организации, которые создают, получают и хра­нят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соот­ветствующих процедур и стандартов.

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать со­здание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими про­цессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления доку­ментами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следу­ющими свойствами:

• 
  обеспечение аутентичности, надежности, целостности до­кументов, а также их пригодности для использования;
• 
  обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять созда­ние, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
• 
  обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
• 
  обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

• 
  обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах , всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать сле­дующие функции:

• 
  включение документов в систему управления документами;
• 
  регистрацию;
• 
  классификацию;
• 
  доступ и защиту;
• 
  хранение и обеспечение сохранности документов;
• 
  использование документов, контроль их движения и ис­пользования;
• 
  экспертизу ценности документов;
• 
  отбор (передача) документов на хранение или уничтоже­ние.

Создание и применение систем управления документами, от­вечающих управленческим потребностям и нормативным требо­ваниям, может включать:

• 
  проектирование систем управления документами;
• 
  документирование систем;
• 
  обучение сотрудников организации;
• 
  преобразование документов в новые системы управления документами;
• 
  установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
• 
  определение сроков хранения документов, имеющих дли­тельную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внед­рением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:

• 
  обладать функциональными характеристиками, позволяю­щими выполнять и поддерживать процессы управления до­кументами;
• 
  обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фикси­рование всех операций, произведенных с отдельным доку­ментом или связанных с конкретным документом;

• 
  обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле стату­са, связях с другими документами (так называемых мета­данных);
• 
  обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производи­мые с отдельным документом действия ;
• 
  обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
• 
  обеспечивать неизменность свойств документов (аутентич­ность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хране­ния и представления, переход на новую программно-аппа­ратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функциони­рования;
• 
  обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
• 
  обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при не­обходимости, уничтожения документов.